機密文書の処分方法で悩んでいるなら注目!専門業者選びのコツを解説

システム

パソコンで文書を管理する

文書管理ソフトを使用すれば、業務効率は大幅に改善できます。保存したデータの検索が簡単になるからです。文書管理ソフトを活用しないと、フォルダが増えて、保存先が行方不明になることがあるので、この便利なソフトを利用してはいかがでしょうか。

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記事一覧

手

情報の漏えいを防ぐために

機密文書には限られた人が見る事の出来る秘密が記されています。その為、必要の無くなった機密文書は素早く、確実に廃棄処理して情報が漏れないようにする事が企業には求められます。情報漏えいが問題視されている現在、コストを掛けてでも確実に廃棄処理する必要があります。

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ネットワーク

現代の文書管理

企業で扱われている文書は、紙から電子データに切り替わってきていますが、その電子データを運用するために、文書管理ソフトがあります。この文書管理ソフトを導入することで、維持管理に必要なコストを削減しながら、運用を容易にすることが可能なのです。

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男性

溶解で処分してくれるとは

機密文書の処理を行っていくということであれば、きちんと様々なリスクを考慮しておく必要性があります。実際に、利用していく上ではどんなサービスがあるのかを調べてから選択することが重要です。便利なサービスなども増えています。

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男女

社内文書を効率的に管理

社内で文書を効率的に管理するには、高度な検索機能と万全のセキュリティを持つ文書管理ソフトが欠かせません。文書管理ソフトは多種多様な製品がリリースされていますので、機能や価格を調査した上で選ぶ必要があります。ベンダーのHPから資料をダウンロードして見積もり依頼し、検討後に申し込むのが一般的な流れです。

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機密情報とその処分

PC操作

業者の選び方

会社内では、様々な機密文書を取り扱うことが多い。利用者から預かった個人情報や取引先の情報、技術的な機密情報など多岐に渡る。これらの機密文書については、取扱いに細心の注意が必要になる。機密文書の取り扱いに問題があり、機密情報が外部に漏れてしまうと、重大な問題に発展するケースがある。特に、個人情報が漏えいした場合には、マスコミなどに大きく取り上げられる可能性が有り、それにより社会的な信用を失墜しかねない。また、社内の技術情報が漏えいしてしまうと、会社自身の不利益にも繋がることになる。これらのことから、機密文書の処理は今日の企業にとって非常に重要な問題でもある。機密文書の処理では、シュレッダーを用いて裁断することの他、専門業者に委託して処理してもらうサービスもある。シュレッダーでの裁断の場合、資料が多いケースでは手間がかかってしまう。その為、まとめて多くの機密文書を処理したい場合には、処理サービスを利用することが最適である。処理サービスでは、箱の大きさや重さなどから料金が決められている場合が多く、1箱数千円程度から処理してもらえるサービスもある。機密文書を格納した箱を回収してもらえるサービスや、業者に送ることで処理してもらえるサービスなどがある。いずれの場合にも、これらのサービスを利用する場合には業者の信頼性が最重要である。サービス利用では、業者に処理を委ねることになるため、信頼性の確認が必要である。

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